Les sociétés anonymes qui franchissent certains seuils doivent établir périodiquement des documents de gestion spécifiques. Ces documents concernent notamment la gestion prévisionnelle. L’établissement de ces documents poursuit principalement un objectif de prévention des difficultés des entreprises. Pour une société anonyme à directoire et conseil de surveillance, il est nécessaire que le directoire arrête les documents de gestion. Cette décision doit être matérialisée par un procès-verbal des décisions du directoire.

Par Franck Beaudoin, avocat, FB Juris

Publié sur idroit.co le 25 octobre 2018

Guide juridique

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Modèles pour le premier semestre

Modèle de procès-verbal en français

XXX [En-tête de la société : cliquer ici pour sélectionner le modèle]

Procès-verbal de la réunion du directoire du XXX [date]

Le XXX [date] à XXX [heures],

Le directoire de la société identifiée en tête du présent procès-verbal (la « société ») s’est réuni au siège social, sur convocation de son président, conformément aux dispositions légales et statutaires.

Sont présents :

XXX [compléter], président du directoire ;

XXX [compléter], membre du directoire.

XXX [compléter] préside la séance en qualité de président du directoire.

Le président de séance constate que deux membres du directoire au moins sont présents et que le directoire peut valablement délibérer. Le président ouvre la séance.

Le président rappelle que le directoire est appelé à délibérer sur les questions suivantes figurant à l’ordre du jour :

Réviser le compte de résultat prévisionnel de l’exercice en cours ;
Etablir la situation de l’actif réalisable et disponible et du passif exigible au premier semestre de l’exercice en cours ;
Etablir les rapports complétant et commentant l’information donnée par les documents précités ;
Questions diverses ;
Pouvoirs à donner.

Diverses observations sont échangées et, personne ne demandant plus la parole, le président aborde les questions inscrites à l’ordre du jour.

Première résolution

Révision du compte de résultat prévisionnel

Le directoire procède à la révision du compte de résultat prévisionnel de l’exercice social en cours.

Cette résolution est adoptée à l’unanimité.

Deuxième résolution

Situation de l’actif réalisable et disponible et du passif exigible de la société

Le directoire arrête la situation de l’actif réalisable et disponible et du passif exigible de la société au premier semestre de l’exercice social en cours.

Cette résolution est adoptée à l’unanimité.

Troisième résolution

Rapport

Le directoire arrête les termes du rapport complétant et commentant les informations données par le compte de résultat prévisionnel révisé et la situation de l’actif réalisable et disponible et du passif exigible.

Ces documents seront mis à la disposition du commissaire aux comptes et du conseil de surveillance conformément aux dispositions applicables.

Cette résolution est adoptée à l’unanimité.

Quatrième résolution

Pouvoirs à donner

Le directoire donne tous pouvoirs au président du directoire, avec faculté de subdélégation, à l’effet de prendre toutes mesures utiles pour la mise en œuvre des présentes décisions.

Cette résolution est adoptée à l’unanimité.

***

L’ordre du jour étant épuisé et personne ne demandant plus la parole, le président déclare la séance levée.

En foi de quoi, il a été dressé le présent procès-verbal en français et en anglais, la version française devant prévaloir en cas de divergence quelconque entre les versions ou de difficulté d’interprétation quelconque.

Après lecture, le procès-verbal a été signé par le président et un membre du directoire.

Le président du directoire

Un membre du directoire

Modèle de procès-verbal en anglais

Minutes of the meeting of the executive board dated XXX [date]

On the XXX [date] at XXX [hour],

The executive board of the company identified hereof has met at the registered office, on notification to attend given by its president, in accordance with law and the articles of association.

Are attending:

XXX [to be completed], president of the executive board;

XXX [to be completed], member of the executive board.

XXX [to be completed] is taking the chair in his capacity as president of the executive board.

The chairman of the meeting records that at least two members of the executive board are attending and that the executive board may validly deliberate.

The chairman declares that the meeting is open.

The chairman reminds the executive board that it is convened to deliberate upon the following issues on the agenda:

Reviewing the projected profit and loss account of the current accounting year;
Establishing the situation of the current assets and liabilities as of the first semester of the current accounting year;
Establishing the reports completing and commenting on information given by these documents;
Various issues;
Powers to be granted.

Several observations are made and, no one requesting anymore to speak, the chairman broaches the issues on the agenda.

First resolution

Review of the Projected Profit and Loss Account

The Executive Board reviews the projected profit and loss account of the current accounting year.

This resolution is adopted unanimously.

Second resolution

Situation of the Current Assets and Liabilities of the Company

The executive board draws up the situation of the current assets and liabilities of the Company as of the first semester of the current accounting year.

This resolution is adopted unanimously.

Third resolution

Report

The executive board settles the terms of the report completing and commenting on information given by the aforementioned updated projected profit and loss account and situation of the current assets and liabilities.

These documents will be put at the disposal of the statutory auditor and of the supervisory board in accordance with the applicable provisions.

This resolution is adopted unanimously.

Fourth resolution

Powers to be Granted

The executive board empowers the president of the executive board, with the ability to delegate, to take all relevant measures in order to implement the decisions hereby recorded.

This resolution is adopted unanimously.

***

Since the agenda is exhausted and nobody requests anymore to speak, the chairman declares that the meeting is closed.

In witness whereof, these minutes were drafted in French and English, it being specified that the French version shall prevail in case any discrepancy between the versions or any interpretation difficulties should arise.

After due reading, these minutes were signed by the president and a member of the executive board.

The president of the executive board

A member of the executive board

Modèles pour le second semestre

Modèle de procès-verbal en français

XXX [En-tête de la société : cliquer ici pour sélectionner le modèle]

Procès-verbal de la réunion du directoire du XXX [date]

Le XXX [date] à XXX [heures],

Sont présents :

XXX [compléter], président du directoire ;

XXX [compléter], membre du directoire.

XXX [compléter] préside la séance en qualité de président du directoire.

Le président de séance constate que deux membres du directoire au moins sont présents et que le directoire peut valablement délibérer. Le président ouvre la séance.

Le président rappelle que le directoire est appelé à délibérer sur les questions suivantes figurant à l’ordre du jour :

Établir le compte de résultat prévisionnel et le plan de financement prévisionnel de l’exercice en cours ;
Établir la situation de l’actif réalisable et disponible et du passif exigible au deuxième semestre de l’exercice précédent ;
Établir le tableau de financement de l’exercice précédent ;
Établir les rapports complétant et commentant l’information donnée par les documents précités ;
Questions diverses ;
Pouvoirs à donner.

Diverses observations sont échangées et, personne ne demandant plus la parole, le président aborde les questions inscrites à l’ordre du jour.

Première résolution

Compte de résultat et plan de financement prévisionnels

Le directoire arrête le compte de résultat prévisionnel et le plan de financement prévisionnel de l’exercice social en cours.

Cette résolution est adoptée à l’unanimité.

Deuxième résolution

Situation de l’actif réalisable et disponible et du passif exigible de la société

Le directoire arrête la situation de l’actif réalisable et disponible et du passif exigible de la société au deuxième semestre de l’exercice social précédent.

Cette résolution est adoptée à l’unanimité.

Troisième résolution

Tableau de financement

Le directoire arrête le tableau de financement de l’exercice social précédent.

Cette résolution est adoptée à l’unanimité.

Quatrième résolution

Rapport

Le directoire arrête les termes du rapport complétant et commentant les informations données par le compte de résultat prévisionnel, le plan de financement prévisionnel, la situation de l’actif réalisable et disponible et du passif exigible et le tableau de financement.

Ces documents seront mis à la disposition du commissaire aux comptes et du conseil de surveillance conformément aux dispositions applicables.

Cette résolution est adoptée à l’unanimité.

Cinquième résolution

Pouvoirs à donner

Le directoire donne tous pouvoirs au président du directoire, avec faculté de subdélégation, à l’effet de prendre toutes mesures utiles pour la mise en œuvre des présentes décisions.

Cette résolution est adoptée à l’unanimité.

***

L’ordre du jour étant épuisé et personne ne demandant plus la parole, le président déclare la séance levée.

Après lecture, le procès-verbal a été signé par le président et un membre du directoire.

Le président du directoire

Un membre du directoire

Modèle de procès-verbal en anglais

Minutes of the meeting of the executive board dated XXX [date]

On the XXX [date] at XXX [hour],

The executive board of the company identified hereof has met at the registered office, on notification to attend given by its president, in accordance with law and the articles of association.

Are attending:

XXX [to be completed], president of the executive board;

XXX [to be completed], member of the executive board.

XXX [to be completed] is taking the chair in his capacity as president of the executive board.

The chairman of the meeting records that at least two members of the executive board are attending and that the executive board may validly deliberate.

The chairman declares that the meeting is open.

The chairman reminds the executive board that it is convened to deliberate upon the following issues on the agenda:

Establishing the projected profit and loss account and the projected financial plan of the current accounting year;
Establishing the situation of the current assets and liabilities as of the second semester of the previous accounting year;
Establishing the financial schedule of the previous accounting year;
Establishing the reports completing and commenting on information given by the abovementioned documents;
Various issues;
Powers to be granted.

Several observations are made and, no one requesting anymore to speak, the chairman broaches the issues on the agenda.

First resolution

Projected Profit and Loss Account and Financial Plan

The executive board draws up the projected profit and loss account and the projected financial plan of the current accounting year.

This resolution is adopted unanimously.

Second resolution

Situation of the Current Assets and Liabilities of the Company

The executive board draws up the situation of the current assets and liabilities of the Company as of the second semester of the previous accounting year.

This resolution is adopted unanimously.

Third resolution

Financial Schedule

The executive board draws up the financial schedule of the previous accounting year.

This resolution is adopted unanimously.

Fourth resolution

Report

The executive board settles the terms of the report completing and commenting on information given by the projected profit and loss account, the projected financial plan, the situation of the current assets and liabilities and the financial schedule. These documents will be put at the disposal of the statutory auditor and of the supervisory board in accordance with the applicable provisions.

This resolution is adopted unanimously.

Fifth resolution

Powers to be Granted

The executive board empowers the president of the executive board, with the ability to delegate, to take all relevant measures in order to implement the decisions hereby recorded.

This resolution is adopted unanimously.

***

Since the agenda is exhausted and nobody requests anymore to speak, the chairman declares that the meeting is closed.

After due reading, these minutes were signed by the president and a member of the executive board.

The president of the executive board

A member of the executive board

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