Sociétés commerciales – Documents périodiques de gestion (prévention des difficultés des entreprises – gestion prévisionnelle)

Les sociétés commerciales qui franchissent certains seuils doivent établir périodiquement des documents de gestion spécifiques. Ces documents concernent notamment la gestion prévisionnelle. L’établissement de ces documents poursuit principalement un objectif de prévention des difficultés des entreprises.


Par Franck Beaudoin, avocat, FB Juris

Publié sur idroit.co le 25 octobre 2018


Guide juridique

Références

Les obligations relatives aux documents spécifiques de gestion des sociétés commerciales sont prévues par le code de commerce :

Champ d’application : sociétés concernées

Référence : article R. 232-2 du code de commerce.

L’établissement des documents de gestion prévisionnelle s’impose pour les sociétés commerciales qui répondent à l’un des critères suivants à la clôture d’un exercice social :

  • la société compte trois cents salariés ou plus, seule ou en comptant ses salariés et ceux de ses filiales (détenues à plus de 50%),
  • ou la société réalise un montant net de chiffre d’affaires égal ou supérieur à 18.000.000 euros.

Ces sociétés cessent d’être assujetties à cette obligation lorsqu’elles ne remplissent aucune de ces conditions pendant deux exercices successifs.

Les salariés pris en compte sont ceux qui, par un contrat de travail à durée indéterminée, sont liés à la société et aux sociétés dont cette dernière détient directement ou indirectement plus de la moitié du capital. Le nombre de salariés est égal à la moyenne arithmétique des effectifs à la fin de chaque trimestre de l’année civile ou de l’exercice comptable lorsque celui-ci ne coïncide pas avec l’année civile.

Le montant net du chiffre d’affaires est égal au montant des ventes de produits et services liés à l’activité courante diminué des réductions sur ventes, de la taxe sur la valeur ajoutée et des taxes assimilées.

Documents à établir : liste et délais

Référence : articles L. 232-3, L. 232-4R. 232-3, R. 232-4, R. 232-5 du code de commerce.

La liste des documents et les délais dans lesquels ils doivent être établis sont présentés ci-dessous. Pour illustrer les développements qui suivent, nous supposons que l’exercice considéré, pour l’année N, ouvre le 1er janvier N et clos le 31 décembre N.

  • Dans les quatre mois qui suivent la clôture du premier semestre de l’exercice N (dans l’exemple, au plus tard le 31 octobre N) :
    • la situation de l’actif réalisable et disponible, valeurs d’exploitation exclues, et du passif exigible, pour le premier semestre de l’exercice N ;
    • un rapport écrit.
  • Dans les quatre mois qui suivent l’ouverture du second semestre de l’exercice N, soit dans les cinq mois qui suivent la clôture du premier semestre de l’exercice N (dans l’exemple, au plus tard le 30 novembre N) :
    • la révision du compte de résultat prévisionnel pour l’exercice N ;
    • un rapport écrit.
  • Dans les quatre mois qui suivent la clôture de l’exercice N (dans l’exemple, au plus tard le 30 avril N+1), en même temps que les comptes annuels de l’exercice N (donc avant l’expiration du délai de quatre mois, si les comptes annuels doivent être arrêtés avant) :
    • le tableau de financement annuel pour l’exercice N ;
    • un rapport écrit.
  • Dans les quatre mois qui suivent la clôture du second semestre de l’exercice N (dans l’exemple, au plus tard le 30 avril N) :
    • la situation de l’actif réalisable et disponible, valeurs d’exploitation exclues, et du passif exigible, pour le second semestre de l’exercice N ;
    • un rapport écrit.
  • Au plus tard à l’expiration du quatrième mois qui suit l’ouverture de l’exercice N+1, soit dans les cinq mois qui suivent la clôture de l’exercice N (dans l’exemple, au plus tard le 31 mai N+1) :
    • le plan de financement prévisionnel pour l’exercice N+1 ;
    • le compte de résultat prévisionnel pour l’exercice N+1 ;
    • un rapport écrit.

Les rapports sont définis comme des rapports écrits sur l’évolution de la société, analysant les documents qu’ils accompagnent (article L. 232-3 du code de commerce), complétant et commentant l’information donnée par ces documents, décrivant les conventions comptables, les méthodes utilisées et les hypothèses retenues et en justifiant la pertinence et la cohérence (article R. 232-4 du code de commerce).

Les règles de présentation et les méthodes utilisées pour l’élaboration des documents de gestion précités ne peuvent être modifiées d’une période à l’autre sans qu’il en soit justifié dans les rapports qui les accompagnent. Les rapports doivent alors décrire l’incidence des modifications (article R. 232-5 du code de commerce).

Les postes du tableau de financement, du plan de financement prévisionnel et du compte de résultat prévisionnel comportent l’indication du chiffre relatif au poste correspondant de l’exercice précédent.

Les postes de la situation de l’actif réalisable et disponible, valeurs d’exploitation exclues, et du passif exigible comportent l’indication des chiffres relatifs aux postes correspondants des deux semestres précédents.

Les documents de gestion font apparaître, chacun en ce qui le concerne, la situation de trésorerie de la société, ses résultats prévisionnels ainsi que ses moyens et prévisions de financement. S’il y a lieu, des informations complémentaires sont fournies en vue de permettre le rapprochement des données qu’ils contiennent de celles des comptes annuels.

Le compte de résultat prévisionnel peut comporter une ou plusieurs variantes lorsque des circonstances particulières le justifient.

Auteurs des documents : organes responsables de leur établissement

Référence : articles L. 232-3 et L. 232-4 du code de commerce.

Dans une société anonyme, les documents doivent être établis par le conseil d’administration ou le directoire.

Dans les autres sociétés, les textes visent les « gérants ». Il faut penser, plus exactement, qu’il s’agit des organes de direction, particulièrement des représentants légaux, par exemple le président pour la société par actions simplifiée.

Communication des documents : destinataires et délais de communication

Dans les huit jours de leur établissement, les documents de gestion et les rapports qui les accompagnent doivent être communiqués, suivant les cas, au commissaire aux comptes, au comité d’entreprise et au conseil de surveillance (article R. 232-6 du code de commerce).

Les documents et rapports sont communiqués simultanément au conseil de surveillance, au commissaire aux comptes et au comité d’entreprise, suivant ce qui est applicable (articles L. 232-3 et L. 232-4 du code de commerce).

Sanctions

En cas de non-observation des dispositions applicables, ou si les informations données dans les rapports appellent des observations de sa part, le commissaire aux comptes le signale :

  • dans la société anonyme, dans un rapport au conseil d’administration ou au directoire, selon le cas ; le rapport du commissaire aux comptes est communiqué simultanément au comité d’entreprise et il est donné connaissance de ce rapport à la prochaine assemblée générale (article L. 232-3 du code de commerce) ;
  • dans un rapport au gérant ou dans le rapport annuel ; il peut demander que son rapport soit adressé aux associés ou qu’il en soit donné connaissance à l’assemblée des associés ; le rapport est communiqué au comité d’entreprise (article L. 232-4 du code de commerce).

 

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