Modèles de convocations
Les convocations au conseil d’administration et à l’assemblée générale doivent être adressées dans les formes et délais prescrits par les statuts.
Publié sur idroit.co le 8 mars 2019
Par Franck Beaudoin, avocat, FB Juris
Guide juridique : convocations
Les convocations doivent être adaptées en fonction des stipulations des statuts et du règlement intérieur de l’association.
Modèles de convocations
1 – CONVOCATION AU CONSEIL D’ADMINISTRATION (CA)
XXX [LIEU], le XXX [DATE]
Cher administrateur,
Nous avons l’honneur de vous convoquer au conseil d’administration de notre association qui se tiendra le XXX [DATE] à XXX [HORAIRE] à XXX [LIEU], XXX [ADRESSE].
Le conseil d’administration est appelé à délibérer sur l’ordre du jour indiqué ci-après.
Avant l’assemblée générale mixte
– Préparation de l’assemblée générale mixte convoquée le XXX [DATE] à XXX [HORAIRE].
– Mise à jour de la liste des membres de l’association.
– Situation des mandats des administrateurs et des membres du bureau.
– Modifications des statuts de l’association.
– Questions diverses.
– Pouvoirs.
Après l’assemblée générale mixte
– Élection des membres du bureau.
– Modification du règlement intérieur de l’association.
– Questions diverses.
– Pouvoirs.
Les administrateurs qui ne peuvent pas assister au conseil d’administration peuvent s’y faire représenter par un autre administrateur, aux termes d’un pouvoir spécial qui devra être produit en entrant en séance. Nous joignons un modèle de pouvoir spécial.
Nous vous prions de confirmer votre présence en suivant les indications mentionnées ci-dessous.
Nous vous prions d’agréer, cher administrateur, nos salutations distinguées.
Le président
XXX [PRÉNOM ET NOM]
XXX [DÉNOMINATION SOCIALE]
Siège social : XXX [SIÈGE DE L’ASSOCIATION]
Association à but non lucratif de droit français régie par la loi du 1er juillet 1901
Répertoire National des Associations (RNA) n° XXX [NUMÉRO RNA]
SIRET n° XXX [NUMÉRO SIRET]
2 – CONVOCATION À L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE (AG)
XXX [LIEU], le XXX [DATE]
Cher membre de notre association,
Nous avons l’honneur de vous convoquer à l’assemblée générale mixte de notre association qui se tiendra le XXX [DATE] à XXX [HORAIRE] à XXX [LIEU], XXX [ADRESSE].
L’assemblée générale est appelée à délibérer sur l’ordre du jour indiqué ci-après.
Assemblée générale ordinaire
– Point sur l’activité, programme et projets.
– Renouvellement de mandats, élection d’administrateurs.
– Questions diverses.
– Pouvoirs.
Assemblée générale extraordinaire
– Modification des statuts de l’association. Adoption de nouveaux statuts.
– Questions diverses.
– Pouvoirs.
Il est entendu que les deux formations de l’assemblée générale seront indépendantes. Ainsi, dans l’hypothèse où le quorum requis pour l’assemblée générale extraordinaire ne serait pas atteint, il n’y aurait aucune incidence sur l’assemblée générale ordinaire qui pourra valablement adopter ses décisions sans quorum.
Les membres de l’association qui ne peuvent pas assister à l’assemblée générale peuvent s’y faire représenter par un autre membre, aux termes d’un pouvoir spécial qui devra être produit en entrant en séance. Il est rappelé qu’un membre peut disposer de deux pouvoirs au maximum. Nous joignons un modèle de pouvoir spécial.
Enfin, nous rappelons que les statuts de notre association stipulent que les assemblées générales comprennent tous les membres de l’association à jour du paiement de leurs cotisations à la date de la réunion. Nous invitons donc les adhérents qui ne seraient pas à jour du paiement de leur cotisation à régulariser leur situation avant l’assemblée générale.
Nous vous prions de confirmer votre présence en suivant les indications mentionnées ci-dessous.
Nous vous prions d’agréer, cher membre de notre association, nos salutations distinguées.
Le président
XXX [PRÉNOM ET NOM]
XXX [DÉNOMINATION SOCIALE]
Siège social : XXX [SIÈGE DE L’ASSOCIATION]
Association à but non lucratif de droit français régie par la loi du 1er juillet 1901
Répertoire National des Associations (RNA) n° XXX [NUMÉRO RNA]
SIRET n° XXX [NUMÉRO SIRET]
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